TIETOSUOJASELOSTE

Päijät-Hämeen Noutajakoirayhdistys Ry:n tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja kotipaikka: 

Päijät-Hämeen Noutajakoirayhdistys Ry (Yhdistys), Lahti, 

2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt: 

Päijät-Hämeen Noutajakoirayhdistys Ry:n puheenjohtaja ja jäsensihteeri

3. Rekisteröidyt: 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten sekä entisten jäsenten henkilötietoja. Tapahtumien, kuten kilpailujen tai kokeiden järjestämiseen liittyvissä henkilörekistereissä käsitellään kyseiseen tapahtumaan osallistuvien henkilöiden henkilötietoja. 

Rekisterien tietoja käsittelevät hallituksen jäsenet siltä osin kuin se liittyy heidän tehtäviinsä samoin kuin Yhdistyksen tapahtumia järjestävät henkilöt siltä osin kuin käsittely liittyy tapahtuman järjestämiseen. Jäsenrekisteriä käyttää vain Yhdistyksen jäsensihteeri sekä jäsensihteeriä tämän tehtävissä mahdollisesti avustava henkilö. Jäsenrekisterin tietoja pääsevät lisäksi tarkastelemaan Suomen Noutajakoirajärjestö Ry:n (SNJ) jäsensihteeri sekä SNJ:n jäsenyhdistysten jäsensihteerit ja jäsenrekisterin tekninen ylläpitäjä. 

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus: 

Jäsenrekisterin käyttötarkoituksena on Yhdistyksen jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaatio. Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyslain vaatimukseen, jonka mukaisesti hallituksen on pidettävä yhdistyksen jäsenistä luetteloa, jossa on jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi henkilötietojen käsittely on henkilötietolain 8 §:n mukaista käsittelyn perustuessa rekisteröidyn jäsenyyteen yhdistyksessä ja sitä kautta asialliseen yhteyteen yhdistyksen toiminnassa. 

Yhdistyksen sääntöjen 5 §:n mukaan yhdistys toteuttaa tarkoitustaan muun muassa järjestämällä keskustelu-, neuvonta- ja koulutustilaisuuksia, kursseja, koiranäyttelyitä, koirakokeita ja kilpailuja. Sääntöjen 7 §:n mukaan jäsenistä pidetään luetteloa, johon merkitään jäsenen täydellinen nimi, osoite, syntymäaika, kotipaikka ja kansalaisuus. 

Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään henkilötietoja siltä osin ja siinä laajuudessa kuin se tapahtuman järjestämiseksi on tarpeen. Yhdistyksen järjestämissä kokeissa henkilötietojen käsittely perustuu osallistujan antamaan suostumukseen niin henkilötietojensa käsittelylle kuin julkaisullekin kokeeseen liittyvässä tiedottamisessa. 

Lasten osalta henkilötietojen käsittely perustuu vanhempainvastuunkantajan nimenomaiseen suostumukseen tai valtuutukseen käsitellä henkilötietoja. 

5. Käsiteltävät henkilötiedot: 

Yhdistyksen jäsenrekisteriin kirjataan jäsenien nimet ja yhteystiedot (osoite, kotipaikka, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) jäsenten yksilöintiä ja Yhdistyksen toiminnasta tiedottamista varten. Lisäksi rekisterissä on tieto jäsenen suostumuksesta suoramarkkinointiin ja viestintään tai sen esto, jäsenen jäsennumero, jäsenlaji ja jäsenyyden kesto sekä mahdollinen luottamustehtävä Yhdistyksessä. 

Jäsenten sähköpostiosoitteista on muodostettu postituslista, jonka kautta Yhdistys tiedottaa sen toiminnasta ja tapahtumista.

Yhdistyksen järjestämissä tapahtumissa kerätään tarpeen mukaan osallistujien nimet, yhteystiedot ja kotipaikka, sekä mahdolliset muut tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot.  

6. Rekisterin tietolähteet: 

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään heidän suostumuksellaan

7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot: 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen tai toimintaan liittyvien palveluiden tai etujen toteuttamiseksi.

8. Rekisterin suojaus: 

Jäsenrekisterin teknisestä toteuttamisesta vastaa SNJ sopimuksen mukaisesti. Jäsenrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietokantaan on suojattu käyttöoikeuksin, salasanoin ja palomuurilla. Yhdistyksen jäsenten nimistä ja sähköpostiosoitteista muodostettu postituslista on Yhdistyksen hallituksen jäsenten käytössä olevalla sähköpostitilillä ja pääsy sähköpostitilille on turvattu salasanalla. 

9. Henkilötietojen säilytysaika: 

Henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin henkilö on Yhdistyksen jäsen. Tämän jälkeen tietoja voidaan säilyttää enintään 10 vuotta. Tietojen säilytysikä on yhteneväinen SNJ:n vastaavan tietojen säilyttämisajan kanssa. Perusteena on yhdistyksen edun turvaaminen mahdollisiin oikeusvaateisiin liittyen (Korkein oikeus 2017:15). 

Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää, tai kauemminkin, mikäli se on tarpeen tilastointia varten. Mikäli henkilötietojen säilyttäminen ei ole edellä mainituista syistä tarpeen, ne poistetaan viimeistään 2 vuotta tapahtuman jälkeen. 

10. Rekisteröidyn oikeudet: 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot, oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista, oikeus epätarkan tai virheellisen henkilötiedon oikaisuun ja tietojen täydentämiseen, oikeus henkilötietojensa poistamiseen, oikeus peruuttaa suostumuksensa siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen ja oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröity voi myös siirtää yhdistykselle toimittamansa, itseään koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 

11. Yhteydenotot:

Henkilötietojen käsittelyä Yhdistyksessä tai tätä tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot pyydetään tekemään kohdassa 1 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.